فوضى الملفات والبيانات والصور

منذ عشرين عام كانت أعلى سعة متوفرة في سوق الأقراص الصلبة هي 5 GB وكانت رقم فلكي في ذلك الوقت كون ويندوز 98 كان يعمل بأداء ممتاز بسعة 220-400MB ، وكان حينها تخزين وإدارة الملفات ليس بالأمر الجلل كما هو اليوم، فاليوم تعددت الوسائط والقنوات والأماكن وأصبح الإلمام بها أمرا يكاد يكون مستحيلا وستستهلك الكثير من الوقت.

محدثكم يملك أكثر من 90 تيرابايت أقراص صلبة وعشرة SD Card 64~200 جيجابايت وعدد لا أذكره من الفلاشات وعدد إثنين لابتوب و11 حساب تخزين سحابي على عدة منصات تتراوح مساحة التخزين من 5-25GB وعدد من مساحات الاستضافة، وعملي بالكامل على الإنترنت، وهذا يسبب لي العديد من المشاكل، فأنا أحتاج لشخص ينظم خلفي، يرتب الملفات والتنزيلات والكتابات والأعمال والأفلام والمسلسلات والمقاطع والتصاميم وشغل الغير وتسمية New Folder 5 التسمية الصحيحة.

في هذا الطرح سأحلل أسباب فوضى الملفات على الهاتف أو السحابة أو الأقراص والذواكر من وجهة نظري والحلول المقترحة لذلك.

فوضى سطح المكتب

وتذكر أن سطح المكتب ليس المكان الآمن والأفضل لتذكر بل على العكس الملف الذي تراه باستمرار أمامك هو أقل الملفات التي تدخل عليها. ووجود ملفاتك على سطح المكتب يجعلك عرضة لفقد خصوصيتك ومعرفة أعمالك وهو أسهل مكان يتوجه له مخترقو البيانات والمعلومات. أتجه لتصنيف ترتيب سطح المكتب باستمرار من الملفات الغير مرغوب فيها كما سأوضح هنا لاحقا.

المجلد New Folder

أو في رواية أخرى في أنظمة ماك Untitled Folder قد تكون هذه الأسماء في المرتبة الأولى في العالم حيث أنه من السهل إنشاء مجلد ولا أعلم سبب التكاسل في تسميته، لكن ضع في اعتبارك أن كل مجلد غير مصنف أو غير مسمى بكلمات مفتاحية تبين ما فيه هو سبب تكدس المجلدات الغير مفيدة وضياع العديد من الفرص الموجودة بداخلها، ناهيك عن ضياع الوقت، وتذكر ان المعلومات والبيانات لديها تاريخ صلاحية من ساعة إلى سنتين كحد أقصى، وغالبا الملف أو المجلد الغير مستخدم لفترة طويلة، هو عديم الفائدة لك ولغيرك ومكانه أرشيف أو قرص صلب في خزنة أو الحذف.

أيقونة فريدة لكل مجلد

فكرة وجدت من بداية أنظمة التشغيل GUI، فكرة الأيقونات، واستخدمتها أنا شخصيا بكثرة ما بين 2003 إلى 2019 من نظام XP إلى غاية windows 10 وحتى في نظام ماك، بل أن الأنظمة الآن أضفت إليها ألوان Tags وهي تصنيف المجلد بحسب درجة الأهمية أو تصنيف بحسب اللون.

التسمية الصحيحة

رجوعا للفكرة السابقة الخاصة بمجلد New Folder فان أول خطوة في التصنيف الصحيح والإدارة الصحيحة هي التسمية الصحيحة، كيف ذلك؟ التسمية تكون عبر كلمات مفتاحية Keywords توحي لك ما يوجد داخل الملف وأحيانا تسمية بسيطة جدا مثل Workshop UK واحذر من التسميات الطويلة إلا في الحالات التي تتطلب ذلك لأنك لن تقرأ التسمية الطويلة وفي أحيان كثير سيختصرها النظام، وإن كنت في شركة ضخمة ولديكم نظام فهرسة وأرشفة معينة حينها ستلتزم بنظام العمل المتبع مثل أن يكون أرقام أو حروف أو رموز.  ويوجد دليل لفكها أو ترجمتها أو فهمها في نظام تسمية آخر.

التصنيف الصحيح

تذكر أن الملف الغير مصنف تصنيف جيد سيكون ملفا ضائع وليس ذو أهمية مع مرور الوقت ووجوده فقط هو مساحة لا استفادة.

مثلا تصنيفات نظام macOS يصنف احتياجاتك كالآتي Music, Pictures, Downloads, Movies, Home, Documents, Desktop والأقراص الصلبة التي لديك وكذلك Tags.

أما تصنيفات ويندوز فلا تختلف كثير وهي Home فيه 3D Objects, Contacts, Desktop, Documents, Downloads, Favorites, Links, Music, OneDrive, Pictures, Saved Games, Searched, Videos

وغالبا كأي مستخدم طبيعي فلا أحد يعتمد على هذه الملفات بشكل أساسي في التصنيف، وهذا في الأساس خطأ شائع، فإن علمت فائدة التخزين في هذا التصنيف، فأنك ستستفيد ميزة Restore Point وكذلكBackup بشكل كبير جدا، ولكننا جميعنا كبرنا على تقسيم القرص الصلب لعدة أقسام C , D , E والتخزين بعيدا عن النظام خوفا من انهيار النظام، ولكن هذا شيء بعيد الحدوث في الأنظمة الحديثة، فإن كان متوسطة عدد نسخ xp التي تقوم بإنشائها هو 40 نسخة سنويا فإن نظام windows 10 يستطيع الصمود لسنوات دون انهيار وكذلك macOS. وتذكر دائما لا أمان في نظام التشغيل فلا تضع البيض كله في سلة واحدة وتتحسر على أهم ملفات حياتك.

لا بأس من استخدام هذه التصنيفات أو القيام بتصنيفات مشابهة في قرص D أو ذاكرة خارجية ويفضل أنت أن تكون SSD حتى لا تفقد بياناتك، وكذلك تشفيرها تشفير جيد جدا.

التقسيم المقترح من جانبي هو كالآتي:

Documents, Downloads, Favorites, Web, Music, Pictures, Movies, Work, Reports, Software, Backup, phones, Cloud, Notes, watch-delete, Need Sort, Archive, Under Work

المستندات، التنزيلات، المفضلة، ويب، موسيقى وصوتيات، صور، أفلام، عمل، تقارير، برمجيات، نسخ احتياطي، أجهزة محمولة، السحابة، ملاحظات مشاهدة ثم حذف، يحتاج تصنيف، أرشيف تحت الإجراء.

أنواع التصنيف:

كل هذه التصنيفات هي ترتيبات مؤقتة لإيجاد مجلداتك وملفاتك في أنظمة التشغيل وبرامج إدارة الملفات:

التصنيف حسب الحروف الأبجدية

التصنيف حسب الأهمية أو عدد مرات التشغيل

التصنيف حسب ترتيب التاريخ: من الأقدم إلى الأحدث أو العكس وكذلك تاريخ التعديل وتاريخ الإنشاء وتاريخ أخر تشغيل في بعض الأنظمة

التصنيف حسب الحجم: من الأكبر إلى الأصغر حجما أو العكس

التصنيف حسب التخصص: حسب نوع الملف سواء word او نصي او pdf او EXE او غيرها

يوجد مئات أنواع التصنيفات المؤقتة في ويندوز حسب مجال عملك وطريقة ترتيبك وما تريد أن يظهر. أنصحك باستخدامها إذا كنت تعتمد على نظام ويندوز.. عيبها أنها ترتب لك مجلدا واحد أو كل المجلدات التي تحت هذا المجلد بذات الطريقة.

برامج مطابقة الملفات المتشابهة

كثير منا ينسى ملفات متشابهة أو أكثر من نسخة في أكثر من مجلد. أستخدم تطبيقات Duplicate File Remover  ستبحث لك على الملفات المتطابقة بذات الاسم والتاريخ والمحتوى بشكل دقيقة مقارنة byte by byte ويخير لك حرية حذف المتشابهة.. أنا أقوم بهذه العملية بشكل يدوي عبر تطبيق Total Commander منذ 2003.

وكذلك تأكد من عدم وجود مجلدات فارغة فقط، واحذفها عبر برمجيات موجودة على ويندوز وماك وأندرويد.

تنظيم الصور

الصور وما أدراك من الصور.. من أصعب الأمور في يومنا الحالي بعد انتشار أجهزة التصوير والكاميرات المحترفة والعادية وأجهزة المحمول الذكية التي وصلت قوة تصوير كاميراتها إلى 48MP وبتعدد كاميرات قد يصل إلى ثلاث كاميرات وهنا أبسط الخطوات:

حسب المكان

يقدم هذه الميزة تطبيق photos الموجود في أجهزة ماك، تقدم هذه الميزة لأجهزة أيفون ولا يخفى على أحد أن كاميرات وأجهزة الأيفون هي الأجمل والأقوى في التصوير. وأجهزة ايفون بداخلها تصنيفات حسب الأيام والزمن وكذلك تحليل صورك واستخراجها من الألبوم واستخراج ذكرياتك وتقسيمها حسب المفضل والتطبيقات الواردة منها سواء تويتر أو Office Lens أو Whatsapp أو Instagram وغيرها. أو حسب المكان أو حسب الأشخاص الواردين في الصور أو البحث حسب المكان.

يعتبر جهاز أيفون أفضل ترتيبا من أجهزة أندرويد حيث أنه يفصل مكان الصور عن بقية صور النظام، أما أندرويد فهو يتقدم بشكل جيد في تحديد مكان الصور وموعدها وقوتها ودقتها وغيرها إلا أنه يدمج كل صور النظام وصورك الشخصية وصور البرمجيات مع بعضها.

في نهاية المطاف أنت مجبر لتخزن الصور في ملفات بشكل يدوي حسب المكان أو إرسالها شيئا فشيئا.

حسب الجهاز

مثلا تقوم بإنشاء ملف اسمه Samsung Note 9 وملف Samsung Note 5 وملف آخر iPhone 6s وتضع فيها كل الصور بذات اسمها وترقيمها حتى وجود التقنية اللازمة لتصفحها. في ظل ثورة الصور حيث أن الإنسان الطبيعي يصور يوميا بمتوسط عشرين صورة يوميا. وقد يصل إلى 100 صورة يوميا.

حسب التاريخ

التخزين باستخدام الأشهر أو السنوات، يوجد بعض المستخدمين يقوم بتخزين احتياطي بشكل سنوي.

حسب الشخص أو الأشياء أو المناسبات

كتخزين مجلدات بأسماء الأشخاص: صوري، صور العائلة، صور إبني، صور العمل، صور عيد ميلاد، صور رحلة البحر 2017.

حسب الألبوم

فكرة الألبومات من أكثر الأفكار انتشارا، ولكنها تحتاج وقت طويل جدا لتصنيف وسيكون عدد الملفات الضائع والمؤجل فيها كثير.

النسخ الاحتياطي Backup

اختر تطبيقا واحدا للنسخ الاحتياطي في مكان واحد واحرص ألا يزيد النسخ عن ثلاثة نسخ سابقا، ويفضل النسخ الاحتياطي كل شهر أو حسب أهمية الملفات لديك وتوجه للنسخ إحدى النسخ شهريا على Cloud، النسخ الاحتياطي يغنيك عن النسخ اليدوي الذي يسبب فوضى الملفات والنسيان وقلة الترتيب. استخدم النسخ الاحتياطي الموجود في Windows or macOS فقد تحسن جدا في أخر الإصدارات.

عملية المزامنة Sync

أصبح لدينا جميعا ملف يخص الشركات العملاقة الثلاثة Google Apple Microsoft يقوم بالمزامنة الدائمة حسب الخدمات الثلاثة وهي OneDrive iCloud GDrive ومن الخطأ نقل هذا الملف او إيقاف المزامنة أو التعديل الغير مبرر فيه أو ترك ملفين بذات الاسم والتأكد كل فترة أن ما تقوم بتعديله على جهازك يعدل كذلك في ذات الوقت، حتى لا تنتقل الفوضى إلى السحابة، حينها سيكون صعبا جدا الترتيب والتصنيف والترتيب. كذلك لا تستخدم برامج طرف ثالث في عملية المزامنة، واستخدم تطبيقات الشركات فقط.

استخدم شريط أو لاصق التسمية Label

إذا كنت تخزن كثيرا مثلي على أقراص صلبة و CD & DVD في تلك الحقبة، فاستخدم شريط الاسم أو لاصق الاسم بوفرة حتى لا تضيع وقتك في البحث وتركيب كل قرص على حدى، وقد يتعرض بعض أقراصك لتلف في هذه العملية.

البحث

استخدم البحث بوفرة كافية متى ما احتجت لترتيب غير المرتب، وإيجاد مكان المصنف

خاصية Search أو Spotlight أصبحت ذات كفاءة عالية وفهم لطرق بحث المستخدمين فهي تميز الملف النصي من التنفيذي وتستطيع البحث في ملفات Word أو PDF وكذلك فيها مزايا البحث بالسعة والتاريخ والتعديلات، كلما قل استخدامك لهذه الخاصية كلما كنت منظما بشكل أكبر وجميع ملفاتك مصنفة بطريقة جيدة جدا.

وقت ترتيب الأجهزة

الإهمال والتكاسل هو السبب الأساسي في ضياع الملفات، وهو السبب الرئيسي في التكدس وضياع المجلدات الهامة بين New folder 15 و وملف ورد باسم qweerefwsc.docx والذي نسيت أساسا ماذا يوجد بداخله وفيلم unrated.avi هذه الملفات كلها تعتبر ملفات ضائعة وسعة مستهلكة عبر الزمن، يفضل ان يكون لك جلسات أسبوعية وشهرية وسنوية لترتيب كل شيء ووضع كل ملفات في مكانها، إذا كانت صور ارشيفية فمكانها المناسب قرص صلب لتخزين بشكل سنوي وان كانت أفلام تم مشاهدتها ولا تريدها فالأفضل حذفها، وإذا كانت ملفات قديمة وغير هامة فوجودها سيشكل فوضى عارمة، وإذا كانت نسخة قديمة من موقعك فوجودها مثل عدمه، وتذكر أهم قاعدة: “أي ملف تحتاجه موجود على الإنترنت”، واحتفظ فقط بالملفات التي لن تتواجد مستقبلا، أما البرمجيات والكورسات فإن لم تدرس الكورس في فترة معينة أو تستخدم التطبيق فسيكون عديم الصلاحية في خلال عامين وفق التطور التقني الموجود حاليا.

تخلص مما لا تحتاج إليه

وعليه نصل لنقطة مهمة ومفصلية، التخلص من الزيادات الرهيبة والنسخ المكررة، هو باب الترتيب والتصنيف وتقليص الوقت في البحث والمجهود.

الفيروسات وفيروسات الفدية

الفهرسة والتصنيفات وتواجد النسخ الاحتياطية في أماكن آمنة يقلل من خطر هذه الفيروسات، وعدم تشغيل أي ملف لا تعرفه والكشف عليه يجعلك في أمان أكثر. كمثال: أنا وضعت ملف word تحت اسم Files.docx

وبعد شهور وجدت بجانبه ملف باسم RunME.exe أو Files.msi فاحتمال 99% أن يكون هذا الملف ناقوس خطر عن تواجد فيروسات في جهازك وأن جميع ملفاتك في خطر، وجب عليك فصل الجهاز من الكهرباء واستخراج القرص الصلب والكشف عليه يدويا بأقوى مضادات الفيروسات.

تطبيقات إدارة الملفات

تعد التطبيقات أسرع وأوفر من ناحية الوقت وأكثر أمانا، والأفضل والأقوى والأقدم والأسهل والأسرع تطبيق Total Commander والذي كان اسمه لسنوات في Windows Commander وكانت أساس فكرته مبنية على Norton Commander الغني عن التعريف في زمن MS-DOS وهذه صورة نورتن كوماندر الزرقاء الجميلة.

فكرة التطبيق النسخ واللصق السريع والتنقل بكل سهولة ويسر بين الملفات وحذفها والبحث فيها، والعديد من المهام سنذكرها الآن، وهذا ما يميزه عن التطبيقات الافتراضية للأنظمة مثل Finder & Explorer والتي لا تدعم تعدد المهام بالطريقة الممتازة الموجودة في تطبيقات إدارة الملفات مثل:

ضغط الملفات، فك الضغط، النسخ السريع، النسخ في الخلفية، جدولة الانتظار لنسخ، تحديد سرعة النقل، تغيير إعدادات الملفات والمجلدات وما تحتها، البحث والاستبدال والمقارنة والبحث على مستوى الحروف أو الزمن أو الحجم، الحذف السريع في الخلفية، المشاهدة السريعة، الوصول السريع للسحابة، مدير FTP ، انشاء شجرة ملفات، مطابقة ملفين وكشف الاختلاف بينهم، مشاهدة الملفات المخفية، مشاهدة السعات والسرعات، وغيرها المئات من المزايا المتداخلة في تطبيق سعته 9MB .

رابط الموقع الموجود فيه تطبيق Total Commander and Plugins For Windows

https://www.ghisler.com/

كذلك يوجد نسخة مصممة لأجهزة العاملة بنظام Android وتقريبا يوجد فيها أهم المزايا الهامة.

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.ghisler.android.TotalCommander&hl=ar

تطبيق توتال كوماندر مجاني ولا يوجد فيه أي مدفوعات وغالبية التطبيقات المعروضة هنا مجانية.

أمثلة أخرى لتطبيقات مشابهة تؤدي نفس الوظيفة مجانية:

http://multicommander.com/

https://explorerplusplus.com/

https://freecommander.com/en/summary/

وفي حالة macOS أستخدم نسخة مجانية من One Commander فيها كل المزايا الأساسية والسرعة في التنقل بين الملفات ويعتبر المكافئ لتطبيق توتال كوماندر

http://onecommander.com/download.html

خلاصة الأمر:

استخدام تطبيقات إدارة الملفات قرارك، ولكن تذكر أنه سيوفر عليك الكثير من الوقت

تصنيف وترتيب ملفاتك ومجلداتك قرارك، ولكن أنك ستستفيد من النظام وزيادة وقت الإنتاجية.

وحتى التدوينة القادمة هذا أمين صالح يقدم لكم أجمل تحية.

ما مدى ترتيب ملفاتك ومجلداتك وصورك؟

عرض النتائج

جاري التحميل ... جاري التحميل ...

هل تستخدم مدير ملفات؟ أذكره في التعليقات؟

عرض النتائج

جاري التحميل ... جاري التحميل ...

قيم هذه التدوينة

شاركنا معنا المقال

تعليقات فيسبوك


أمين صالح

IT Geek, Blogger & Content Writer 2018-until now. https://amin.ly Admin and Active of many Groups Effective "Online and Real Community". Happy Person.

2 Comments

Mohiedeen · 2019-05-17 at 00:04

مشكور ع التدوينة الاكثر من رائعة خوي أمين.. لكن شن تنصح بخدمة دايمة للتخزين السحابي.. بحكم انه أكثر من شركة تفرض عليك انه تدفع اشتراك شهري او سنوي.. يعني مش مبلغ تدفعه ف الاول وبعدها خلاص

    أمين صالح · 2019-05-17 at 00:10

    حاليا أفضل من يوجد في الخدمات المجانية هم من ذكرتهم في المقالة، حيث أنهم يقدمون التخزين والإدارة والبرمجيات، جوجل ومايكروسوفت بسعة 15 جيجا بايت أما أبل فتقدمها بسعة 5 جيجابايت، أما بخصوص الإعتماد بدون دفع إشتراكات فهذا صعب

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *